Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 22 octobre 2026

La présente politique de confidentialité vous informe sur la manière dont Akiyo (ci-après « l'Éditeur »), éditeur de MailPort (ci-après « le Service »), collecte, utilise et protège vos données à caractère personnel, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

MailPort relaie les requêtes de vos agents IA vers vos boîtes mail, en appliquant vos règles. Il ne conserve pas le contenu de vos mails : il le lit sur votre serveur de messagerie au moment où un agent IA le demande, puis le lui transmet. Seuls les mails écrits par vos agents IA sont gardés, chiffrés, jusqu'à leur envoi ou votre refus.

1. Responsable de traitement

Le responsable de traitement est Akiyo, 14 rue Bausset, 75015 Paris, France. Pour toute question relative à vos données, vous pouvez écrire à mailport@akiyo.fr ou utiliser le formulaire de contact du Service. L'Éditeur n'a pas désigné de délégué à la protection des données.

2. Données collectées, finalités et bases légales

Compte utilisateur

Données : adresse mail, mot de passe (stocké sous forme hachée, jamais en clair), clés d'accès (passkeys) que vous enregistrez, secret et codes de secours de la double authentification si vous l'activez, date de dernière activité.
Finalité : créer et gérer votre compte, vous authentifier et sécuriser l'accès à votre espace.
Base légale : exécution du contrat qui vous lie à l'Éditeur (conditions d'utilisation).
Durée de conservation : tant que votre compte existe. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment ; vos données sont alors effacées, y compris celles décrites dans les rubriques suivantes.

Boîtes mail connectées

Données : nom donné à la boîte mail, adresse mail, nom d'expéditeur affiché à vos destinataires (facultatif), serveurs IMAP et SMTP, identifiants de connexion (nom d'utilisateur et mot de passe), date de la dernière connexion réussie, état de la connexion (date et nature de la dernière erreur, réponse du serveur quand il refuse les identifiants), dossiers choisis pour la corbeille, les archives, les mails envoyés et les brouillons, copie des mails envoyés rangée ou non par votre serveur, état de l'accès des agents IA (ouvert ou coupé).
Finalité : vous connecter à votre serveur de messagerie pour exécuter les requêtes de vos agents IA et envoyer leurs mails, ceux que vous validez comme ceux que vous les autorisez à envoyer automatiquement ; vérifier chaque jour la connexion d'une boîte qu'aucune requête n'a jointe depuis 24 heures, et cesser de s'y connecter quand son serveur refuse les identifiants, pour que votre fournisseur ne la bloque pas.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : jusqu'à la suppression de la boîte mail ou de votre compte.

Contenu de vos mails

Données : les dossiers, les mails et leurs pièces jointes que vos agents IA demandent à lire, à ranger avec le niveau d'accès « Rangement », ou à transférer avec le niveau « Accès complet », dans les limites que vous fixez (boîtes mail autorisées, niveau d'accès, dossiers, historique visible, filtres d'adresses).
Finalité : transmettre à vos agents IA les réponses à leurs requêtes et appliquer sur votre serveur les rangements qu'ils demandent (mail lu ou non lu, drapeau, déplacement, corbeille, nouveau dossier), sans jamais supprimer un mail définitivement.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : aucune. Le contenu est lu sur votre serveur au moment de la requête, transmis à l'agent IA, puis oublié. Seuls les extraits décrits dans « Journal des requêtes » et les mails décrits dans « Mails écrits par vos agents IA » sont conservés.

Ces mails contiennent aussi des données de vos correspondants (adresses, noms, contenu des échanges). MailPort ne les utilise que pour exécuter les requêtes que vous autorisez.

Mails écrits par vos agents IA

Données : avec le niveau d'accès « Accès complet », les mails que vos agents IA écrivent, envoient en réponse ou transfèrent : destinataires (y compris en copie cachée), sujet, texte, référence du mail auquel ils répondent ou qu'ils transfèrent, agent IA et boîte mail concernés, dates d'écriture, de décision et d'envoi, statut, envoi automatique ou non, raison d'un échec d'envoi et réponse de votre serveur SMTP. Le mail transféré n'est pas conservé : il est relu sur votre serveur au moment de l'envoi.
Finalité : vous soumettre chaque mail avant tout envoi, l'envoyer par le serveur SMTP de votre boîte mail une fois que vous l'avez validé (ou dès qu'il est écrit, quand vous avez autorisé l'agent IA à envoyer automatiquement vers ses destinataires), en ranger une copie dans votre dossier des mails envoyés et vous en garder l'historique. Un mail que l'agent IA prépare en brouillon est déposé directement dans votre dossier des brouillons, sans être conservé par MailPort.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : le mail complet est chiffré en base, puis effacé dès son envoi, votre refus ou son expiration (15 jours sans décision de votre part). L'historique ne garde ensuite que les destinataires, le sujet tronqué à 50 caractères, les dates, le statut et la raison d'un échec, pendant 90 jours, puis les supprime automatiquement. Vous pouvez supprimer un mail plus tôt, historique compris, depuis la page « Envois », sauf pendant son envoi : s'il attendait votre validation, il ne part pas.

Agents IA connectés

Données : nom de l'agent IA, empreinte de son jeton d'accès personnel (le jeton lui-même n'est jamais conservé) et ses premiers caractères, ou application autorisée par OAuth (nom, adresses de redirection, domaine vérifié), boîtes mail autorisées et leur périmètre (niveau d'accès, dossiers autorisés, historique visible, envoi automatique), dates de création, de dernière utilisation, de coupure et de révocation.
Finalité : authentifier vos agents IA et n'ouvrir à chacun que ce que vous lui autorisez.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : jusqu'à la suppression de votre compte. Un agent IA révoqué est conservé pour que le journal des requêtes reste lisible. Les jetons OAuth expirent au bout d'une heure (90 jours pour les jetons de renouvellement) et sont ensuite supprimés automatiquement.

Journal des requêtes

Données : pour chaque requête d'un agent IA, l'agent, l'outil appelé, la boîte mail, les paramètres de la requête (dossier, recherche, adresses recherchées, dossier de destination ou créé, destinataires d'un mail écrit), son résultat (réussie, refusée ou en erreur, et la raison d'un refus), sa durée, et pour les mails concernés le sujet tronqué à 50 caractères et un extrait du contenu tronqué à 100 caractères.
Finalité : vous permettre de contrôler ce que font vos agents IA.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : 90 jours, puis suppression automatique.

Filtres d'adresses

Données : les adresses mail et les domaines que vous filtrez, et l'action choisie (masquer ou censurer). Ces adresses sont souvent celles de vos correspondants.
Finalité : tenir les mails échangés avec ces adresses hors de portée de vos agents IA.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : jusqu'à la suppression du filtre ou de votre compte.

Adresses autorisées

Données : les adresses mail et les domaines vers lesquels vous autorisez l'envoi automatique. Ces adresses sont souvent celles de vos correspondants.
Finalité : laisser les agents IA que vous réglez sur l'envoi automatique écrire à ces adresses sans attendre votre validation.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : jusqu'au retrait de l'adresse ou à la suppression de votre compte.

Formulaire de contact

Données : nom, adresse mail et contenu de votre message.
Finalité : répondre à votre demande.
Base légale : intérêt légitime de l'Éditeur à répondre aux messages qui lui sont adressés.
Durée de conservation : sans limitation de durée, sauf demande de suppression de votre part.

Mails de service

Données : adresse mail et, selon le mail, nom de vos agents IA et de vos boîtes mail, niveaux d'accès, nombre et dates des mails qui attendent votre validation, adresse IP depuis laquelle un agent IA a été connecté, adresse et serveur d'une boîte mail injoignable ou qui refuse ses identifiants, avec la réponse de son serveur. Ces mails ne reprennent jamais le contenu de vos mails (ni destinataires, ni objet, ni texte).
Finalité : vous envoyer les mails nécessaires au fonctionnement du Service (réinitialisation du mot de passe, alertes de sécurité, mails qui attendent votre validation, envois automatiques échoués, boîtes mail injoignables, réponses à vos messages). Vous choisissez dans les paramètres de votre compte les notifications que vous recevez, sauf les alertes de sécurité, toujours envoyées.
Base légale : exécution du contrat.
Durée de conservation : celle du compte ou de la demande concernée.

Statistiques de visite

Données : pages consultées, page de provenance, navigateur, langue et adresse IP. Le serveur du Service les transmet, sans cookie, à une instance de Plausible Analytics administrée par l'Éditeur et hébergée chez Hetzner en Allemagne. L'adresse IP sert uniquement à déduire le pays de connexion et à compter les visiteurs uniques : Plausible ne la conserve pas, et ne reçoit ni votre adresse mail ni le contenu de vos mails.
Finalité : mesurer la fréquentation du Service.
Base légale : intérêt légitime de l'Éditeur à connaître la fréquentation de son Service.
Durée de conservation : Plausible ne garde que des statistiques sans adresse IP ni identifiant durable (l'identifiant de visiteur change chaque jour), aussi longtemps que nécessaire pour suivre l'évolution de la fréquentation.

Journaux techniques

Données : adresse IP, navigateur, pages demandées, date et heure, erreurs rencontrées.
Finalité : assurer la sécurité du Service, prévenir les abus (notamment limiter les tests de connexion par compte et par adresse IP) et corriger les dysfonctionnements.
Base légale : intérêt légitime de l'Éditeur à sécuriser et maintenir le Service.
Durée de conservation : 1 an maximum.

L'Éditeur ne vend ni ne loue vos données, et ne les utilise pas à des fins publicitaires ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

3. Cookies

Le Service dépose uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement, exemptés de consentement :

Cookie de session, dont le nom se termine par _session : maintient votre session de navigation et de connexion. Il est supprimé à la fermeture du navigateur.
Cookie de connexion persistante, dont le nom se termine par _remember_me : vous garde connecté si vous cochez « Rester connecté ». Durée : 1 an.
Cookie d'appareil de confiance trusted_device : évite de redemander le code de double authentification sur un appareil, si vous cochez « Ne plus demander le code sur cet appareil ». Durée : 1 an.

Aucun cookie publicitaire ou de mesure d'audience n'est déposé. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les cookies, mais la connexion à votre compte ne fonctionnera plus.

4. Destinataires et sous-traitants

Vos données sont accessibles aux seules personnes habilitées de l'Éditeur, et aux prestataires techniques qui interviennent pour son compte, dans la limite de leurs missions :

acheminement de tous les échanges avec le Service, y compris les requêtes de vos agents IA et les mails qui leur sont transmis, par un réseau de diffusion (CDN) : BunnyWay d.o.o. (Bunny, Slovénie) ;
hébergement du Service, de ses données et de ses statistiques de visite : Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Allemagne) ;
envoi des mails de service : Brevo (France) ;
suivi des erreurs : Bugsink B.V. (Pays-Bas). Le contenu des requêtes de vos agents IA ne lui est jamais transmis.

Ces prestataires sont liés à l'Éditeur par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD.

Les mails écrits par vos agents IA, une fois validés par vous ou envoyés automatiquement avec votre autorisation, partent par le serveur SMTP de votre boîte mail vers les destinataires choisis : ils ne passent pas par le prestataire d'envoi des mails de service.

Vos agents IA reçoivent les mails qu'ils demandent, dans les limites que vous fixez. Vous choisissez ces agents et leurs fournisseurs : ce ne sont pas des sous-traitants de l'Éditeur, et le traitement qu'ils font de ces mails relève de vos choix et de leurs propres conditions.

5. Transferts hors de l'Union européenne

Vos données sont hébergées et traitées dans l'Union européenne, et l'Éditeur ne les transfère pas hors de l'Union européenne.

Un agent IA que vous connectez peut toutefois fonctionner chez un fournisseur établi hors de l'Union européenne. Les mails qu'il lit lui sont alors transmis à votre demande : renseignez-vous sur les garanties de ce fournisseur avant de lui ouvrir vos boîtes mail.

6. Sécurité

L'Éditeur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement des échanges (HTTPS, et TLS avec certificat vérifié vers vos serveurs de messagerie), hachage des mots de passe et des jetons d'accès, double authentification proposée sur chaque compte, chiffrement en base du journal des requêtes, des filtres d'adresses, des adresses autorisées, des dossiers autorisés et des mails écrits par vos agents IA, validation par vous de chaque mail avant son envoi (sauf envoi automatique, que vous activez agent IA par agent IA et boîte mail par boîte mail), coupure des accès de vos agents IA à tout moment, accès restreint aux données. Aucune méthode de transmission ou de stockage n'étant totalement sûre, l'Éditeur ne peut toutefois garantir une sécurité absolue.

7. Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur vos données, du droit de retirer à tout moment votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, et du droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.

Pour exercer ces droits, écrivez à mailport@akiyo.fr ou utilisez le formulaire de contact du Service. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.

Si vous estimez, après avoir contacté l'Éditeur, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

8. Modification de la politique

L'Éditeur peut modifier la présente politique pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.